Databehandleraftale

i henhold til artikel 28, stk. 3, i forordning 2016/679 (databeskyttelsesforordningen) med henblik på databehandlerens behandling af personoplysninger

 

mellem

NAVN
FIRMA
CVR
ADRESSE
POST NR. & BY
LAND

 

herefter ”den dataansvarlige”

 

og

 

Skyhost ApS

CVR-nr: 31891043

Damvej 1

8471, Sabro

Danmark

 

herefter ”databehandleren”,

 

der hver især er en ”part” og sammen udgør ”parterne”

 

HAR AFTALT følgende standardkontraktsbestemmelser (Bestemmelserne) med henblik på at overholde databeskyttelsesforordningen og sikre beskyttelse af privatlivets fred og fysiske personers grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder.

 

 

  1. Indhold
  2. Præambel 3
  3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser 3
  4. Databehandleren handler efter instruks. 4
  5. Fortrolighed. 4
  6. Behandlingssikkerhed. 4
  7. Anvendelse af underdatabehandlere. 5
  8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer 6
  9. Bistand til den dataansvarlige. 7
  10. Underretning om brud på persondatasikkerheden. 8
  11. Sletning og returnering af oplysninger 8
  12. Revision, herunder inspektion. 9
  13. Parternes aftale om andre forhold. 9
  14. Ikrafttræden og ophør 9
  15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren. 10

Bilag A       Oplysninger om behandlingen. 11

Bilag B       Underdatabehandlere. 13

Bilag C       Instruks vedrørende behandling af personoplysninger 14

Bilag D       Parternes regulering af andre forhold. 18

 

 

 

2. Præambel

 

  1. Disse Bestemmelser fastsætter databehandlerens rettigheder og forpligtelser, når denne foretager behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

 

  1. Disse Bestemmelser er udformet med henblik på parternes efterlevelse af artikel 28, stk. 3, i Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger, og om fri udveksling af sådanne oplysninger, og om ophævelse af direktiv 95/46/EF (databeskyttelsesforordningen).

 

  1. I forbindelse med leveringen af ydelser, behandler databehandleren personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i overensstemmelse med disse Bestemmelser.

 

  1. Bestemmelserne har forrang i forhold til eventuelle tilsvarende bestemmelser i andre aftaler mellem parterne.

 

  1. Der hører fire bilag til disse Bestemmelser, og bilagene udgør en integreret del af Bestemmelserne.

 

  1. Bilag A indeholder nærmere oplysninger om behandlingen af personoplysninger, herunder om behandlingens formål og karakter, typen af personoplysninger, kategorierne af registrerede og varighed af behandlingen.

 

  1. Bilag B indeholder den dataansvarliges betingelser for databehandlerens brug af underdatabehandlere og en liste af underdatabehandlere, som den dataansvarlige har godkendt brugen af.

 

  1. Bilag C indeholder den dataansvarliges instruks for så vidt angår databehandlerens behandling af personoplysninger, en beskrivelse af de sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren som minimum skal gennemføre, og hvordan der føres tilsyn med databehandleren og eventuelle underdatabehandlere.

 

  1. Bilag D indeholder bestemmelser vedrørende andre aktiviteter, som ikke af omfattet af Bestemmelserne.

 

  1. Bestemmelserne med tilhørende bilag skal opbevares skriftligt, herunder elektronisk, af begge parter.

 

  1. Disse Bestemmelser frigør ikke databehandleren fra forpligtelser, som databehandleren er pålagt efter databeskyttelsesforordningen eller enhver anden lovgivning.

3. Den dataansvarliges rettigheder og forpligtelser

 

  1. Den dataansvarlige er ansvarlig for at sikre, at behandlingen af personoplysninger sker i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningen (se forordningens artikel 24), databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes[1] nationale ret og disse Bestemmelser.

 

  1. Den dataansvarlige har ret og pligt til at træffe beslutninger om, til hvilke(t) formål og med hvilke hjælpemidler, der må ske behandling af personoplysninger.

 

  1. Den dataansvarlige er ansvarlig for, blandt andet, at sikre, at der er et behandlingsgrundlag for behandlingen af personoplysninger, som databehandleren instrueres i at foretage.

4. Databehandleren handler efter instruks

 

  1. Databehandleren må kun behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, medmindre det kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt. Denne instruks skal være specificeret i bilag A og C. Efterfølgende instruks kan også gives af den dataansvarlige, mens der sker behandling af personoplysninger, men instruksen skal altid være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, sammen med disse Bestemmelser.

 

  1. Databehandleren underretter omgående den dataansvarlige, hvis en instruks efter vedkommendes mening er i strid med denne forordning eller databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret.

 

5. Fortrolighed

 

  1. Databehandleren må kun give adgang til personoplysninger, som behandles på den dataansvarliges vegne, til personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, som har forpligtet sig til fortrolighed eller er underlagt en passende lovbestemt tavshedspligt, og kun i det nødvendige omfang. Listen af personer, som har fået tildelt adgang, skal løbende gennemgås. På baggrund af denne gennemgang kan adgangen til personoplysninger lukkes, hvis adgangen ikke længere er nødvendig, og personoplysningerne skal herefter ikke længere være tilgængelige for disse personer.

 

  1. Databehandleren skal efter anmodning fra den dataansvarlige kunne påvise, at de pågældende personer, som er underlagt databehandlerens instruktionsbeføjelser, er underlagt ovennævnte tavshedspligt.

6. Behandlingssikkerhed

 

  1. Databeskyttelsesforordningens artikel 32 fastslår, at den dataansvarlige og databehandleren, under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostningerne og den pågældende behandlings karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene af varierende sandsynlighed og alvor for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder, gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre et beskyttelsesniveau, der passer til disse risici.

 

Den dataansvarlige skal vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Afhængig af deres relevans kan det omfatte:

 

  1. Pseudonymisering og kryptering af personoplysninger

 

  1. evne til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og -tjenester

 

  1. evne til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

 

  1. en procedure for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerhed.

 

  1. Efter forordningens artikel 32 skal databehandleren – uafhængigt af den dataansvarlige – også vurdere risiciene for fysiske personers rettigheder som behandlingen udgør, og gennemføre foranstaltninger for at imødegå disse risici. Med henblik på denne vurdering skal den dataansvarlige stille den nødvendige information til rådighed for databehandleren, som gør vedkommende i stand til at identificere og vurdere sådanne risici.

 

  1. Derudover skal databehandleren bistå den dataansvarlige med vedkommendes overholdelse af den dataansvarliges forpligtelse efter forordningens artikel 32, ved bl.a. at stille den nødvendige information til rådighed for den dataansvarlige vedrørende de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført i henhold til forordningens artikel 32, og al anden information, der er nødvendig for den dataansvarliges overholdelse af sin forpligtelse efter forordningens artikel 32.

 

Hvis imødegåelse af de identificerede risici – efter den dataansvarliges vurdering – kræver gennemførelse af yderligere foranstaltninger end de foranstaltninger, som databehandleren allerede har gennemført, skal den dataansvarlige angive de yderligere foranstaltninger, der skal gennemføres, i bilag C.

7. Anvendelse af underdatabehandlere

 

  1. Databehandleren skal opfylde de betingelser, der er omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 28, stk. 2, og stk. 4, for at gøre brug af en anden databehandler (en underdatabehandler).

 

  1. Databehandleren må således ikke gøre brug af en underdatabehandler til opfyldelse af disse Bestemmelser uden forudgående generel skriftlig godkendelse fra den dataansvarlige.

 

  1. Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelse eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel, og derved give den dataansvarlige mulighed for at gøre indsigelse mod sådanne ændringer inden brugen af de(n) omhandlede underdatabehandler(e). Længere varsel for underretning i forbindelse med specifikke behandlingsaktiviteter kan angives i bilag B. Listen over underdatabehandlere, som den dataansvarlige allerede har godkendt, fremgår af bilag B.

 

  1. Når databehandleren gør brug af en underdatabehandler i forbindelse med udførelse af specifikke behandlingsaktiviteter på vegne af den dataansvarlige, skal databehandleren, gennem en kontrakt eller andet retligt dokument i henhold til EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret, pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser som dem, der fremgår af disse Bestemmelser, hvorved der navnlig stilles de fornødne garantier for, at underdatabehandleren vil gennemføre de tekniske og organisatoriske foranstaltninger på en sådan måde, at behandlingen overholder kravene i disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

 

Databehandleren er derfor ansvarlig for at kræve, at underdatabehandleren som minimum overholder databehandlerens forpligtelser efter disse Bestemmelser og databeskyttelsesforordningen.

 

  1. Underdatabehandleraftale(r) og eventuelle senere ændringer hertil sendes – efter den dataansvarliges anmodning herom – i kopi til den dataansvarlige, som herigennem har mulighed for at sikre sig, at tilsvarende databeskyttelsesforpligtelser, som følger af disse Bestemmelser, er pålagt underdatabehandleren. Bestemmelser om kommercielle vilkår, som ikke påvirker det databeskyttelsesretlige indhold af underdatabehandleraftalen, skal ikke sendes til den dataansvarlige.

 

  1. Databehandleren skal i sin aftale med underdatabehandleren indføje den dataansvarlige som begunstiget tredjemand i tilfælde af databehandlerens konkurs, således at den dataansvarlige kan indtræde i databehandlerens rettigheder, og gøre dem gældende over for underdatabehandlere, som f.eks. gør den dataansvarlige i stand til at instruere underdatabehandleren i at slette eller tilbagelevere personoplysningerne.

 

  1. Hvis underdatabehandleren ikke opfylder sine databeskyttelsesforpligtelser, forbliver databehandleren fuldt ansvarlig over for den dataansvarlige for opfyldelsen af underdatabehandlerens forpligtelser. Dette påvirker ikke de registreredes rettigheder, der følger af databeskyttelsesforordningen, herunder særligt forordningens artikel 79 og 82, over for den dataansvarlige og databehandleren, herunder underdatabehandleren.

8. Overførsel til tredjelande eller internationale organisationer

 

  1. Enhver overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer må kun foretages af databehandleren på baggrund af dokumenteret instruks herom fra den dataansvarlige, og skal altid ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens kapitel V.

 

  1. Hvis overførsel af personoplysninger til tredjelande eller internationale organisationer, som databehandleren ikke er blevet instrueret i at foretage af den dataansvarlige, kræves i henhold til EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret, som databehandleren er underlagt, skal databehandleren underrette den dataansvarlige om dette retlige krav inden behandling, medmindre den pågældende ret forbyder en sådan underretning af hensyn til vigtige samfundsmæssige interesser.

 

  1. Uden dokumenteret instruks fra den dataansvarlige kan databehandleren således ikke inden for rammerne af disse Bestemmelser:

 

  1. overføre personoplysninger til en dataansvarlig eller databehandler i et tredjeland eller en international organisation
  2. overlade behandling af personoplysninger til en underdatabehandler i et tredjeland
  3. behandle personoplysningerne i et tredjeland

 

  1. Den dataansvarliges instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til et tredjeland, herunder det eventuelle overførselsgrundlag i databeskyttelsesforordningens kapitel V, som overførslen er baseret på, skal angives i bilag C.6.

 

  1. Disse Bestemmelser skal ikke forveksles med standardkontraktsbestemmelser som omhandlet i databeskyttelsesforordningens artikel 46, stk. 2, litra c og d, og disse Bestemmelser kan ikke udgøre et grundlag for overførsel af personoplysninger som omhandlet i databeskyttelsesforordningens kapitel V.

9. Bistand til den dataansvarlige

 

  1. Databehandleren bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter, så vidt muligt den dataansvarlige ved hjælp af passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger med opfyldelse af den dataansvarliges forpligtelse til at besvare anmodninger om udøvelsen af de registreredes rettigheder som fastlagt i databeskyttelsesforordningens kapitel III.

 

Dette indebærer, at databehandleren så vidt muligt skal bistå den dataansvarlige i forbindelse med, at den dataansvarlige skal sikre overholdelsen af:

 

  1. oplysningspligten ved indsamling af personoplysninger hos den registrerede
  2. oplysningspligten, hvis personoplysninger ikke er indsamlet hos den registrerede
  3. indsigtsretten
  4. retten til berigtigelse
  5. retten til sletning (”retten til at blive glemt”)
  6. retten til begrænsning af behandling
  7. underretningspligten i forbindelse med berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling
  8. retten til dataportabilitet
  9. retten til indsigelse
  10. retten til ikke at være genstand for en afgørelse, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering

 

  1. I tillæg til databehandlerens forpligtelse til at bistå den dataansvarlige i henhold til Bestemmelse 6.3., bistår databehandleren endvidere, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, der er tilgængelige for databehandleren, den dataansvarlige med:

 

  1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse og om muligt senest 72 timer, efter at denne er blevet bekendt med det, at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, medmindre, at det er usandsynligt, at bruddet på persondatasikkerheden indebærer en risiko for fysiske personers rettigheder eller frihedsrettigheder

 

  1. den dataansvarliges forpligtelse til uden unødig forsinkelse at underrette den registrerede om brud på persondatasikkerheden, når bruddet sandsynligvis vil medføre en høj risiko for fysiske personers rettigheder og frihedsrettigheder

 

  1. den dataansvarliges forpligtelse til forud for behandlingen at foretage en analyse af de påtænkte behandlingsaktiviteters konsekvenser for beskyttelse af personoplysninger (en konsekvensanalyse)

 

  1. den dataansvarliges forpligtelse til at høre den kompetente tilsynsmyndighed, Datatilsynet, inden behandling, såfremt en konsekvensanalyse vedrørende databeskyttelse viser, at behandlingen vil føre til høj risiko i mangel af foranstaltninger truffet af den dataansvarlige for at begrænse risikoen.

 

  1. Parterne skal i bilag C angive de fornødne tekniske og organisatoriske foranstaltninger, hvormed databehandleren skal bistå den dataansvarlige, samt i hvilket omfang og udstrækning. Det gælder for de forpligtelser, der følger af Bestemmelse 9.1. og 9.2.

10. Underretning om brud på persondatasikkerheden

 

  1. Databehandleren underretter uden unødig forsinkelse den dataansvarlige efter at være blevet opmærksom på, at der er sket et brud på persondatasikkerheden.

 

  1. Databehandlerens underretning til den dataansvarlige skal om muligt ske senest 48 timer efter, at denne er blevet bekendt med bruddet, sådan at den dataansvarlige kan overholde sin forpligtelse til at anmelde bruddet på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 33.

 

  1. I overensstemmelse med Bestemmelse 9.2.a skal databehandleren bistå den dataansvarlige med at foretage anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed. Det betyder, at databehandleren skal bistå med at tilvejebringe nedenstående information, som ifølge artikel 33, stk. 3, skal fremgå af den dataansvarliges anmeldelse af bruddet til den kompetente tilsynsmyndighed:

 

  1. karakteren af bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er muligt, kategorierne og det omtrentlige antal berørte registrerede, samt kategorierne og det omtrentlige antal berørte registreringer af personoplysninger

 

  1. de sandsynlige konsekvenser af bruddet på persondatasikkerheden

 

  1. de foranstaltninger, som den dataansvarlige har truffet eller foreslår truffet for at håndtere bruddet på persondatasikkerheden, herunder, hvis det er relevant, foranstaltninger for at begrænse dets mulige skadevirkninger.

 

  1. Parterne skal i bilag C angive den information, som databehandleren skal tilvejebringe i forbindelse med sin bistand til den dataansvarlige i dennes forpligtelse til at anmelde brud på persondatasikkerheden til den kompetente tilsynsmyndighed.

11. Sletning og returnering af oplysninger

 

  1. Ved ophør af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger, er databehandleren forpligtet til at slette alle personoplysninger, der er blevet behandlet på vegne af den dataansvarlige og bekræfte over for den dataansvarlig, at oplysningerne er slettet, medmindre EU-retten eller medlemsstaternes nationale ret foreskriver opbevaring af personoplysningerne.

 

12. Revision, herunder inspektion

 

  1. Databehandleren stiller alle oplysninger, der er nødvendige for at påvise overholdelsen af databeskyttelsesforordningens artikel 28 og disse Bestemmelser, til rådighed for den dataansvarlige og giver mulighed for og bidrager til revisioner, herunder inspektioner, der foretages af den dataansvarlige eller en anden revisor, som er bemyndiget af den dataansvarlige.

 

  1. Procedurerne for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med databehandleren og underdatabehandlere er nærmere angivet i Bilag C.7. og C.8.

 

  1. Databehandleren er forpligtet til at give tilsynsmyndigheder, som efter gældende lovgivningen har adgang til den dataansvarliges eller databehandlerens faciliteter, eller repræsentanter, der optræder på tilsynsmyndighedens vegne, adgang til databehandlerens fysiske faciliteter mod behørig legitimation.

13. Parternes aftale om andre forhold

 

  1. Parterne kan aftale andre bestemmelser vedrørende tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger om f.eks. erstatningsansvar, så længe disse andre bestemmelser ikke direkte eller indirekte strider imod Bestemmelserne eller forringer den registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, som følger af databeskyttelsesforordningen.

14. Ikrafttræden og ophør

 

  1. Bestemmelserne træder i kraft på datoen for begge parters underskrift heraf.

 

  1. Begge parter kan kræve Bestemmelserne genforhandlet, hvis lovændringer eller uhensigtsmæssigheder i Bestemmelserne giver anledning hertil.

 

  1. Bestemmelserne er gældende, så længe tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger varer. I denne periode kan Bestemmelserne ikke opsiges, medmindre andre bestemmelser, der regulerer levering af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, aftales mellem parterne.

 

  1. Hvis levering af tjenesterne vedrørende behandling af personoplysninger ophører, og personoplysningerne er slettet eller returneret til den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 11.1 og Bilag C.4, kan Bestemmelserne opsiges med skriftligt varsel af begge parter.

 

  1. Underskrift

 

På vegne af den dataansvarlige

 

Navn                            

Stilling                         

Telefonnummer        

E-mail                           

 

Underskrift

 

På vegne af databehandleren

 

Navn                             René Amstrup

Stilling                          Direktør

Telefonnummer         +45 86 21 40 00

E-mail                            ram@skyhost.dk

 

Underskrift                 

15. Kontaktpersoner hos den dataansvarlige og databehandleren

 

  1. Parterne kan kontakte hinanden via nedenstående kontaktpersoner.

 

  1. Parterne er forpligtet til løbende at orientere hinanden om ændringer vedrørende kontaktpersoner.

 

Navn                            

Stilling                         

Telefonnummer        

E-mail                           

 

 

Navn                            

Stilling                         

Telefonnummer        

E-mail                           

 

 

Bilag A          Oplysninger om behandlingen

 

A.1. Formålet med databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige

 

Formålet med behandlingen af personoplysninger er, at den Dataansvarlige kan anvende systemet, som ejes og administreres af Databehandleren, til at indsamle og behandle oplysninger om den Dataansvarliges brug heraf.

 

A.2. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige drejer sig primært om (karakteren af behandlingen)

 

 

 Indsamling                                                         Brug                                 

 Opbevaring                                                        Sletning

 Søgning                                                             Profilering

 Videregivelse                                                    Systematisering

 Sammenstilling eller samkøring

 Driftsovervågning

 Registrering                         

 Arkivering  

 Andre – Angiv:

 

A.3. Behandlingen omfatter følgende typer af personoplysninger om de registrerede

 

Almindelige personoplysninger, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6:

 Almindelige personoplysninger

Angiv hvilke:

  • Navn
  • Arbejds E-mailadresse,
  • Arbejdstelefonnummer,
  • AZ-ident eller tilsvarende unikke identifikatorer.

 Andre oplysninger

  • Angiv:

Følsomme personoplysninger, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 9:

  Racemæssig eller etnisk oprindelse

  Politisk overbevisning

  Religiøs overbevisning

  Filosofisk overbevisning

  Fagforeningsmæssige tilhørsforhold

  Genetiske data

  Biometriske data

  Helbredsoplysninger, herunder misbrug af medicin, narkotika, alkohol m.v.

  En fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering 

Personoplysninger om straffedomme og lovovertrædelser, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 10:

  Straffedomme

  Lovovertrædelser

Oplysninger om cpr-nummer, jf. Databeskyttelseslovens § 11:

  CPR-numre

 

A.4. Behandlingen omfatter følgende kategorier af registrerede

 

Der behandles oplysninger om følgende kategorier af registrerede: medarbejdere, kunder, leverandører, m.m.)

 

A.5. Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige kan påbegyndes efter disse Bestemmelsers ikrafttræden. Behandlingen har følgende varighed

 

Behandlingens varighed: Gælder så længe den dataansvarlige anvender ydelser fra Databehandleren.

Bilag B          Underdatabehandlere

 

B.1. Godkendte underdatabehandlere

 

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af følgende underdatabehandlere

 

NAVN

CVR

ADRESSE

BESKRIVELSE AF BEHANDLING

Den Jyske Kontrolcentral

12760280

Lindevej 8
DK-6710 Esbjerg Telefon: +45 76117117

Kontrol og overvågning af GPS-sporingsenheder.

Microsoft Norge

921816561

Dronning Eufemias gate 71

NO-0194

Hosting

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ved Bestemmelsernes ikrafttræden har den dataansvarlige godkendt brugen af ovennævnte underdatabehandlere for den beskrevne behandlingsaktivitet. Databehandleren må ikke – uden den dataansvarliges skriftlige godkendelse – gøre brug af en underdatabehandler til en anden behandlingsaktivitet end den beskrevne og aftalte eller gøre brug af en anden underdatabehandler til denne behandlingsaktivitet.

 

B.2. Varsel for godkendelse af underdatabehandlere

 

Databehandleren har den dataansvarliges generelle godkendelse til brug af underdatabehandlere. Databehandleren skal skriftligt underrette den dataansvarlige om eventuelle planlagte ændringer vedrørende tilføjelser eller udskiftning af underdatabehandlere med mindst 30 dages varsel, jf. databehandleraftalens afsnit 7.2

Bilag C          Instruks vedrørende behandling af personoplysninger

 

C.1. Behandlingens genstand/instruks

Databehandlerens behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige sker ved, at databehandleren udfører følgende:

 

Databehandleren opbevarer personoplysninger på vegne af den dataansvarlige.

 

 

C.2. Behandlingssikkerhed

Sikkerhedsniveauet skal afspejle:

 

Behandlingen omfatter en mindre mængde personoplysninger omfattet af Databeskyttelsesforordningens artikel 6 om ”almindelige personoplysninger”, hvorfor der skal etableres et passende sikkerhedsniveau.

 

Databehandleren er herefter berettiget og forpligtet til at træffe beslutninger om, hvilke tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal gennemføres for at etablere det nødvendige (og aftalte) sikkerhedsniveau.

 

Evnen til at sikre vedvarende fortrolighed, integritet, tilgængelighed og robusthed af behandlingssystemer og –tjenester

 

Der skal anvendes individuelle, fortrolige brugernavne og adgangskoder til Løsningen. Kravene til adgangskoden skal bero på den dataansvarliges risikovurdering, som sikrer, at der forefindes passende sikkerhed ift. adgang til personoplysninger.

 

Der er etableret adgangskontrol og adgangsstyring til personoplysninger, herunder etableret dataafgrænsning, således adgangen til personoplysninger er isoleret til brugere med et arbejdsbetinget behov herfor.

 

Kun de personer hos Databehandleren, som autoriseres dertil, må have adgang til personoplysninger, der behandles i henhold til Databehandleraftalen. Der må kun autoriseres personer, der er beskæftiget med de formål, hvortil personoplysningerne behandles.

 

Der foretages registrering af alle afviste adgangsforsøg. Databehandleren har implementeret sikring imod brute-force forsøg på login.

 

Forsendelse af følsomme og fortrolige personoplysninger skal altid foregå krypteret med end-to-end kryptering eller en alternativ overførsel.

 

Der foretages en risikovurdering, som beror på de registreredes grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder, for at sikre, at der implementeres passende sikkerhedsforanstaltninger.

 

 

Evnen til rettidigt at genoprette tilgængeligheden af og adgangen til personoplysninger i tilfælde af en fysisk eller teknisk hændelse

 

Der er etableret en backup-metode, der kan genskabe data til point in time.

 

Databehandleren foretager daglige sikkerhedskopier

 

Sikkerhedskopierne opbevares adskilt fra serverne i et ikke tilstødende rum, således sikres det, at disse ikke gør tabt f.eks. som følge af brand eller oversvømmelse. Opbevaringen af sikkerhedskopier sker altid på betryggende vis således de ikke fortabes.

 

Den dataansvarlige kan slette personoplysninger i systemet.

 

Ved anmodning om sletning af personoplysninger skal det vurderes, om der er hjemmel til at imødekomme anmodningen.

 

Databehandleren har dokumenteret og afprøvet it-beredskabsprocedurer, der sikrer genetablering af services inden for rimelig tid i tilfælde af driftsafbrydelser.

 

Procedurer for regelmæssig afprøvning, vurdering og evaluering af effektiviteten af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger til sikring af behandlingssikkerheden.

 

Der foreligger hos Databehandleren en ledelsesgodkendelse af de tekniske og organisatoriske foranstaltninger.

 

Databehandleren har skriftlige procedurer, som indeholder krav om, at der er etableret de aftalte sikkerhedsforanstaltninger for behandling af personoplysninger i overensstemmelse med denne bestemmelse. Procedurerne er godkendt af ledelsen samt kommunikeret til alle relevante samarbejdspartnere og medarbejdere.

 

Adgang til oplysningerne via internettet

 

Internetforbindelsen krypteres efter en passende standard, jf. risikovurderingen.

 

Beskyttelse af oplysninger under transmission

 

Data krypteres, når data transporteres hen over netværk, efter passende standard, jf. risikovurderingen.

 

Beskyttelse af oplysninger under opbevaring

 

Personoplysninger opbevares på en sådan måde, at uvedkommende ikke kan få adgang til at gøre sig bekendt med de personoplysninger, der er indeholdt heri.

 

Fysisk sikring af lokaliteter, hvor der behandles oplysninger

 

Databehandleren har etableret en passende fysisk sikkerhed generelt og særligt på kritiske områder f.eks. databehandlingssteder og andre steder, der indeholder personoplysninger eller værdioplysninger. Herunder skal der etableres fysisk adgangssikkerhed, således at kun autoriserede personer kan opnå fysisk adgang til lokaler og datacentre, hvori der opbevares og behandles personoplysninger.

 

Anvendelse af hjemme-/fjernarbejdspladser

 

Al behandling som databehandleren foretager på dataansvarliges vegne må alene ske ved brug af arbejdspladsens godkendte enheder.

 

Logning

 

Databehandleren har effektive processer og løsninger til logning og systemovervågning. Dataansvarlige har dokumentation i loggen for de enkelte funktioner. Loggen opbevares, således at den ikke kan manipuleres eller slettes.

 

C.3 Bistand til den dataansvarlige

Databehandleren skal så vidt muligt – inden for det nedenstående omfang og udstrækning – bistå den dataansvarlige i overensstemmelse med Bestemmelse 9.1 og 9.2 ved at gennemføre følgende tekniske og organisatoriske foranstaltninger:

 

Alle henvendelser fra de registrerede skal henvises til den dataansvarlige.

 

Databehandleren skal sikre, at:

 

Det skal være muligt at fremsøge alle data om en person i forbindelse med en indsigtsbegæring.

 

Det skal være muligt for den registrerede at få berigtiget egne registrerede personoplysninger, herunder at der sker berigtigelse hos modtagere af personoplysningerne.

 

Det er muligt, at data i systemet, som ikke senere skal anvendes i forbindelse med behandlingen, kan slettes.

 

 

C.4 Opbevaringsperiode/sletterutine

 

Personoplysninger opbevares i op til 90 dage efter ydelsen fra databehandleren ophører, hvorefter de slettes hos databehandleren.

 

Ved ophør af tjenesten vedrørende behandling af personoplysninger, skal databehandleren enten slette eller tilbagelevere personoplysningerne i overensstemmelse med bestemmelse 11.1, medmindre den dataansvarlige – efter underskriften af disse bestemmelser – har ændret den dataansvarlige oprindelige valg. Sådanne ændringer skal være dokumenteret og opbevares skriftligt, herunder elektronisk, i tilknytning til bestemmelserne.

 

C.5 Lokalitet for behandling

Behandling af de af Bestemmelserne omfattede personoplysninger kan ikke, uden den dataansvarliges forudgående skriftlige godkendelse, ske på andre lokaliteter end de under B.1. anførte.

 

 

C.6 Instruks vedrørende overførsel af personoplysninger til tredjelande

Hvis den dataansvarlige ikke, i disse Bestemmelser eller efterfølgende, giver en dokumenteret instruks vedrørende overførsels af personoplysninger til et tredjeland, er databehandleren ikke berettiget til inden for rammerne af disse Bestemmelser at foretage sådanne overførsler.

 

C.7 Procedurer for den dataansvarliges revisioner, herunder inspektioner, med behandlingen af personoplysninger, som er overladt til databehandleren

 

Den dataansvarlige eller repræsentant for den dataansvarlige kan én gang årligt foretage et skriftligt tilsyn om overholdelse af denne bestemmelse hos databehandleren.

 

Ud over det planlagte tilsyn, kan den dataansvarlige gennemføre en inspektion hos databehandleren, når den dataansvarlige finder det nødvendigt.

 

Den dataansvarlige eller en repræsentant for den dataansvarlige kan, når den dataansvarlige finder det nødvendigt, derudover foretage en fysisk inspektion af lokaliteterne, hvorfra databehandleren foretager behandling af personoplysninger, herunder fysiske lokaliteter og systemer, der benyttes til eller i forbindelse med behandlingen, med henblik på at fastslå databehandlerens overholdelse af databeskyttelsesforordningen, databeskyttelsesbestemmelser i anden EU-ret eller medlemsstaternes nationale ret og disse Bestemmelser.

 

Den dataansvarliges eventuelle udgifter i forbindelse med en fysisk inspektion afholdes af den dataansvarlige selv. Databehandleren er dog forpligtet til at afsætte de ressourcer (hovedsageligt den tid), der er nødvendig(e) for, at den dataansvarlige kan gennemføre sin inspektion.

 

C.8 Procedurer for revisioner, herunder inspektioner, med behandling af personoplysninger, som er overladt til underdatabehandlere, jf. bilag B

 

Databehandleren har indgået en databehandleraftale med de i B1 anførte underdatabehandlere. Underdatabehandleraftalen, skal pålægge underdatabehandleren de samme databeskyttelsesforpligtelser, som databehandleren er pålagt efter denne databehandleraftale, herunder at underdatabehandleren garanterer at kunne levere tilstrækkelig ekspertise, pålidelighed og ressourcer til at kunne implementere de passende tekniske og organisatoriske for således, at underdatabehandlerens behandling opfylder kravene i Databeskyttelsesforordningen og sikrer beskyttelse af den registreredes rettigheder.

 

 

 

Bilag D          Parternes regulering af andre forhold

 

[1]    Henvisninger til ”medlemsstat” i disse bestemmelser skal forstås som en henvisning til ”EØS medlemsstater”.